Excel ไฟล์ใช้งานหลายคนสร้างไฟล์สำเนาอัตโนมัติไว้ดีกว่า

          หากเป็นคนหนึ่งที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร คิดว่าทุกคนคงคุ้นเคยกับไฟล์ Excel เป็นอย่างดี ซึ่ง    Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรตชีท (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี
          แต่หากว่าเราใช้ Excel ไฟล์ใน Office ก็ดีที่จำเป็นต้องใช้งานหลายๆคน หรือแม้แต่เราใช้คนเดียวก็ตาม บางครั้งเมื่อเพิ่มข้อมูลไป หรือเผลอลบข้อมูนในไฟล์นั้นไปแล้วบังเอิญก็กด  save ไปแล้ว แต่ข้อมูลที่ว่าดันผิด พอจะดูข้อมูลเก่าที่เคยทำไว้ก็เปิดไม่ได้แล้ว วันนี้จึงขอแนะนำวิธีสร้างไฟล์สำเนาของ Excel ไว้ดีกว่า ซึ่งง่ายๆ มีในตัว option ของมันอยู่แล้ว ลองมาดูกันครับ


ขั้นแรกเราก็เปิดไฟล์ excel ของเราปกติขึ้นมาครับ หลังจากใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราก็เลือกไปที่
File > save as จากนั้นเลือกไปที่ Tool > General Option...


เมื่อเลือกที่ General Option แล้วก็จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา ให้เลือกติ้กตรงที่ Alway create backup  (ซึ่งตรงหัวข้อนี้ เราก็สามารถใส่รหัสป้องกันเพื่อเปิดไฟล์ของเราได้ด้วยครับ)



หลังจากนั้นในโฟลเดอร์ที่เราเก็บไฟล์นั้นๆไว้ ก็จะสร้างไฟล์ Back up ขึ้นมาอีก 1 ไฟล์ตามรูปด้านล่างซึ่งข้อมูลในไฟล์นั้น จะเป็นข้อมูลก่อนล่าสุดที่เราได้บันทึกครับ


หวังว่าคงจะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อย สำหรับคนทำงานเกี่ยวกับเจ้าไฟล์ Excel กันไว้ดีกว่าแก้ครับ เพราะบางครั้งเราก็ต้องมานั่งทำข้อมูลใหม่ ซึ่งเสียเวลามาก อย่างน้อยเราก็มี Backup ไว้ไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด  แต่ทางที่ดีหากมีเวลา และไม่ลืม เราก็ควร copy ไฟล์นั้นๆเก็บไว้อีกที่กันเหนียวด้วยก็ยิ่งดีครับ ^_^
Advertisement

Advertisement
    Blogger Comment
    Facebook Comment

0 ความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น